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1、首先要对相关产品进行紧急检查，包括尚未售出的产品和在物流中的产品，避免有问题产品继续流出，避免扩大不良影响;
2、对已经流出的问题产品，要做好向客户沟通，解释的工作，尽量减少客户损失，必要时启动召回流程;
3、然后要详细调查，分析原因，制定对策，防止类似问题再次发生，包括不良产品的发生根源的研讨及对策，以及对检验流程的点检，即对流出原因的分析和对策。
当专职人员接到异常反馈时，按如下流程处理：
1、初步了解事项，进行安抚工作；
2、向质量事故应急处理小组反馈；
3、派出工作组现场取证，了解 、分析问题， 理清责任，本着客户第一的态度，弥补相应损失，承担相应责任；
4、质量事故外联负责人进行内部整顿等质量清查改善活动，并限期对外对内作出汇报；
5、跟踪措施，重点监控所出现的品质问题，邀请客户供应质量部门来公司进行整改措施落实的监督，质量部门记录此次质量事故的所有数据：损失，原因，现象，处理措施，包括临时措施和本治措施，更有预防措施。
1、质量问题的描述。通常写发生品质异常的产品品号、型号、规格、数量、抽检批次、生产线、责任人。
2、写发生质量问题的原因。为什么会发生这样的质量问题，是人为操作，还是设计的缺陷？是材料的问题，还是工人的失控操作问题？要将原因分析透彻，避免再次发生同样问题。
3、写临时的解决方案。写明是让步或不让步；若不让步，库存或在制是否作返工处理；库存相同生产批次的产品是否全部拆箱检查一遍；发到客户处的产品是否有同样情况发生，是否需要更改、返工；如果是设计问题，得请研发部门对产品进行设计改进；是否对相关责任人处罚。
4、永久改进措施，和预防纠正措施 。为防止下次再发生同样问题，必须分析解决此质量问题的彻底方案，有的是从设计上改进，彻底地改进；有的是严重人为操作，必须对相关责任人进行离职、处罚等重罚。
5、跟踪、验证各部门解决方案的进度。各相关责任部门是否准时进行改善，如采购、生产、研发等， 改善措施是否实时、有效，设计改进是否有效；处罚是否到位，公平。
6、在写《品质异常报告》时，最重要的是收集数据，收集数据的方法可以是拍有质量问题的照片、车间统计报表、AQL抽样检查表，日常检验报告。最佳的方法是形成图表，整齐美观，并能直接清晰显示。
步骤：
1、写明原因。比如原材料黏性不足、加热时间不足等。
2、写纠正措施，就是应急的方案。比如说，库存品全数返工。
3、写预防措施，就是长期的避免问题再发的方案。比如说，增加关键参数的点检表，每天、小时专人负责点检。
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